La gestión de documentos es el proceso de tratar los documentos de forma sistemática, con el fin de controlar y supervisar su creación, distribución, uso y almacenamiento. Es un elemento clave de la estrategia de gestión de riesgos de cualquier organización, ya que ayuda a garantizar que los documentos esenciales estén debidamente controlados y protegidos.
Un sistema eficaz de gestión de documentos debe ser capaz de rastrear y gestionar todo tipo de documentos, desde correos electrónicos y documentos de Word hasta hojas de cálculo y PDF. También debe ofrecer funciones como el control de versiones, para que sólo se pueda acceder a la versión más reciente de un documento, y la seguridad de los documentos, para evitar el acceso no autorizado y garantizar que la información confidencial esté debidamente protegida.
¿Qué se entiende por control de documentos?
El control de documentos es el proceso que garantiza que los documentos son precisos y están actualizados, y que se almacenan en una ubicación central a la que puede acceder el personal autorizado. Es una parte fundamental de la gestión de riesgos, ya que ayuda a garantizar que la información está disponible cuando se necesita, y que los cambios en los documentos son rastreados y aprobados.
¿Qué es un sistema EDM?
Un sistema EDM es una aplicación informática que ayuda a las organizaciones a gestionar y automatizar sus procesos de gestión de riesgos. Está diseñado para ayudar a las organizaciones a identificar, evaluar y rastrear los riesgos, y para proporcionar herramientas para mitigar y gestionar esos riesgos. Los sistemas de GED suelen incluir funciones como evaluaciones de riesgos, registros de riesgos, cuadros de mando de riesgos e informes de riesgos.
¿Qué es una habilidad de documentación?
Las habilidades de documentación son importantes para la gestión de riesgos porque proporcionan un registro de lo que ocurrió, cuándo ocurrió y cómo ocurrió. Esta información puede utilizarse para identificar tendencias y problemas potenciales, y para desarrollar e implementar acciones correctivas. La documentación también puede utilizarse para respaldar reclamaciones de seguros y acciones legales.
¿Qué es un sistema EDM?
Los sistemas EDM son aplicaciones de software que ayudan a las organizaciones a automatizar y gestionar su gestión de riesgos. Los sistemas EDM están diseñados para ayudar a las organizaciones a identificar, evaluar, seguir y gestionar los riesgos. Los sistemas EDM suelen incluir funciones como evaluaciones de riesgos, registros de riesgos, tableros de control de riesgos e informes de riesgos.
¿Qué significa ECM en la gestión de documentos?
ECM son las siglas de Enterprise Content Management. Es un sistema que ayuda a las organizaciones a gestionar su contenido electrónico. Esto incluye documentos, imágenes, correos electrónicos y otros tipos de archivos. ECM puede ayudar a las organizaciones a almacenar, organizar y encontrar la información más fácilmente. También puede ayudar a proteger la información para que no se pierda o se dañe.