Una política de retención de datos son las directrices de una empresa sobre el tiempo que deben conservarse determinados tipos de datos en los archivos. Puede incluir datos de clientes, registros financieros, registros de empleados y otros tipos de datos. El propósito de una política de retención de datos es garantizar que una empresa conserve solo los datos que necesita para sus fines comerciales, y deshacerse de los datos que ya no son necesarios para ahorrar espacio y proteger la privacidad de las personas.
¿Qué dice el GDPR sobre la retención de datos?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que los responsables del tratamiento tomen una serie de medidas para garantizar la seguridad y exactitud de los datos personales que tratan. Uno de estos pasos es establecer y mantener un registro preciso y actualizado de los datos que poseen.
Este requisito de mantenimiento de registros se aplica a todos los responsables del tratamiento de datos, independientemente de que tengan su sede en la Unión Europea (UE) o no. Si un controlador de datos tiene su sede fuera de la UE, debe designar a un representante dentro de la UE que será responsable de garantizar el cumplimiento del GDPR.
Bajo el GDPR, los controladores de datos deben mantener registros de:
- Los tipos de datos personales que procesan
- Los fines para los que procesan datos personales
- Las categorías de sujetos de datos que procesan datos personales
- Los destinatarios o categorías de destinatarios a los que revelan datos personales
- Cuando los datos personales se transfieren a un tercer país u organización internacional, el GDPR requiere que el controlador de datos proporcione cierta información sobre la transferencia
- Los períodos de retención para diferentes categorías de datos personales
- Las medidas de seguridad que tienen para proteger los datos personales
- Sus detalles de contacto, incluido el nombre y los detalles de contacto de su Oficial de Protección de Datos (DPO)
El GDPR también requiere que los controladores de datos tomen medidas para garantizar que los datos personales que procesan sean precisos y estén actualizados. Los controladores de datos deben tomar medidas razonables para garantizar que los datos personales se borren o rectifiquen si son inexactos o incompletos.
En virtud del GDPR, los datos personales deben ser:
- Borrados si ya no son necesarios para los fines para los que fueron recogidos
- Rectificados si son inexactos
- Destruidos si han sido procesados ilegalmente
- Transferidos a otro controlador de datos si el sujeto de los datos lo ha solicitado
El GDPR establece una serie de otros requisitos en relación con la retención de datos, incluido el requisito de tener un
¿Cuál es la palabra para retener información?
No hay una sola palabra que describa con precisión el proceso de conservación de la información. Sin embargo, la palabra más cercana podría ser "almacenamiento". El almacenamiento es el proceso de mantener la información en un lugar específico para poder acceder a ella en un momento posterior.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los datos según el GDPR?
El GDPR exige que los datos se conserven durante no más tiempo del necesario para los fines para los que se procesan. Esto significa que los datos solo deben conservarse durante el tiempo necesario para prestar los servicios que ha contratado o durante el tiempo que exija la ley.
Los datos que ya no sean necesarios deben eliminarse de forma segura para que no puedan recuperarse.
¿Qué es una política de archivo?
Una política de archivo de datos es un documento que describe los procedimientos de una organización para manejar los datos que ya no son necesarios para su uso activo. La política debe cubrir todos los aspectos del archivado de datos, desde la decisión de qué datos conservar y durante cuánto tiempo, hasta el almacenamiento y la protección de los datos, pasando por la garantía de que puedan recuperarse en caso de necesidad. Una política de archivo bien diseñada puede ayudar a una organización a ahorrar espacio, reducir costes y mejorar la seguridad.
¿Qué se entiende por conservar la información?
El proceso de conservación de datos no puede describirse con una sola palabra. Sin embargo, la palabra más cercana podría ser "almacenamiento". El almacenamiento es el proceso de mantener la información en un lugar específico para poder acceder a ella en un momento posterior.