La retención del correo electrónico es el proceso de conservar los correos electrónicos durante un periodo de tiempo determinado, normalmente de acuerdo con los requisitos legales o reglamentarios de una empresa. Es una parte clave de la estrategia de gestión del correo electrónico de una organización y ayuda a garantizar que los correos electrónicos no se eliminen antes de que haya transcurrido su período de retención requerido.
Las políticas de retención del correo electrónico varían de una organización a otra, pero normalmente implican la especificación de cuánto tiempo deben conservarse ciertos tipos de correos electrónicos (por ejemplo, registros financieros, comunicaciones con los clientes, etc.), y la especificación de lo que debe suceder con los correos electrónicos después de que haya expirado el período de retención (por ejemplo, archivo, eliminación, etc.).
Las organizaciones deben tener cuidado al aplicar las políticas de conservación del correo electrónico, ya que la eliminación de los correos electrónicos antes de que haya transcurrido el período de conservación requerido puede dar lugar a importantes sanciones legales y financieras. ¿Puede un empleador conservar su correo electrónico? En general, los empleadores pueden conservar los correos electrónicos de los empleados que se envían y reciben en los servidores de la empresa. Sin embargo, hay algunas excepciones importantes a esta regla. Por ejemplo, los correos electrónicos que contienen información confidencial o secretos comerciales pueden estar sujetos a protecciones especiales en virtud de la ley. Además, los correos electrónicos que se consideran comunicaciones personales (como los mensajes privados entre amigos o familiares) también pueden estar exentos de la vigilancia del empleador. ¿Puede un empresario quedarse con su correo electrónico? La respuesta a esta pregunta depende de las políticas y procedimientos internos de la empresa, así como de las leyes estatales o federales aplicables. Los empleadores están autorizados a conservar las comunicaciones por correo electrónico de los empleados que tengan relación con el trabajo. Sin embargo, hay algunas excepciones a esta regla. Es posible que la empresa no pueda conservar los correos electrónicos que los empleados utilizan para comunicarse con sus amigos personales. El empresario podría no estar autorizado a retener las comunicaciones por correo electrónico del empleado si éste tiene derecho a la privacidad, como por ejemplo si utiliza una cuenta personal.
¿Cuáles son las formas de gestionar y retener los correos electrónicos del trabajo?
Hay varias formas de gestionar y conservar los correos electrónicos del trabajo. Una de ellas es crear un sistema de carpetas dentro de tu cuenta de correo electrónico para poder organizar y almacenar fácilmente tus mensajes. También puedes establecer filtros para que ciertos tipos de correos electrónicos se dirijan automáticamente a carpetas específicas. Otra forma de gestionar tus correos electrónicos de trabajo es utilizar una herramienta como Microsoft Outlook o la función de "etiquetas" de Gmail para clasificar y etiquetar tus mensajes. Esto puede ayudarte a encontrar y consultar rápidamente correos electrónicos específicos más adelante. Por último, es importante que revises periódicamente tus mensajes de correo electrónico y elimines los que ya no necesites para no saturar tu bandeja de entrada.
¿Cuánto tiempo conserva Office 365 los correos electrónicos? Según Microsoft, Office 365 retiene los correos electrónicos de acuerdo con la política de retención del buzón del usuario. Por defecto, Office 365 retiene los correos electrónicos durante 14 días, pero esto puede ser cambiado por el usuario o el administrador. Una vez que se elimina un correo electrónico del buzón, se traslada al contenedor, donde se retendrá durante 14 días más antes de ser eliminado definitivamente.
¿Cuánto tiempo conservan las empresas los correos electrónicos de los empleados?
La mayoría de las empresas conservan los correos electrónicos de los empleados durante un periodo de tiempo determinado, normalmente entre 3 y 7 años. Después, se eliminan o se archivan. La razón principal es cumplir con los requisitos legales y reglamentarios. Por ejemplo, la Ley Sarbanes-Oxley obliga a las empresas a conservar ciertos registros financieros durante al menos 7 años.
Sin embargo, hay algunas empresas que conservan los correos electrónicos de los empleados indefinidamente. Esto se suele hacer por motivos de continuidad del negocio, para poder acceder rápida y fácilmente a los datos históricos en caso de necesidad. También se puede utilizar como una forma de hacer un seguimiento de las comunicaciones y el rendimiento de los empleados a lo largo del tiempo.