Una retención legal es un aviso del departamento legal de una empresa para preservar todos los documentos y registros relevantes en previsión de un litigio. La retención legal requiere que los empleados suspendan cualquier destrucción rutinaria de documentos que puedan ser relevantes para el caso.
¿Qué es una retención de documentos?
Una retención de registros es una solicitud formal de un organismo policial o regulador para que una organización conserve registros específicos que puedan ser relevantes para una investigación en curso. Los registros pueden estar en cualquier formato, incluyendo papel, electrónico o digital.
En la mayoría de los casos, una retención de registros especificará un período de tiempo específico durante el cual los registros deben ser preservados. La organización que recibe la retención debe tomar medidas para garantizar que los registros en cuestión no sean destruidos o modificados durante ese tiempo. Dependiendo de la naturaleza de los registros y de la investigación, esto puede implicar la adopción de medidas de seguridad física, como guardias o salas de almacenamiento cerradas, o la aplicación de salvaguardias técnicas, como el cifrado o la protección contra la escritura.
Las organizaciones que reciben retenciones de registros deben contar con procedimientos para garantizar su cumplimiento. Estos procedimientos deben estar bien documentados y revisarse periódicamente para garantizar que son adecuados y están actualizados.
Las consecuencias del incumplimiento de una retención de documentos pueden ser graves. Las organizaciones que no toman las medidas necesarias para preservar los registros pertinentes pueden ser objeto de sanciones penales o civiles. En algunos casos, también se les puede prohibir el uso de los registros como prueba en cualquier procedimiento legal posterior.
¿Qué es una retención legal del correo electrónico?
Una retención legal del correo electrónico se refiere a una situación en la que una organización está obligada a preservar los mensajes de correo electrónico que pueden ser relevantes para un asunto legal. Esto puede hacerse para cumplir con una orden judicial o para evitar la destrucción de pruebas. Los mensajes de correo electrónico pueden almacenarse en un sistema de archivo o de copia de seguridad, o pueden conservarse en su ubicación original.
¿Qué es un custodio de retención legal?
Un custodio de retención legal es un individuo que es responsable de preservar los registros electrónicos que pueden ser relevantes para un procedimiento legal. El custodio puede ser responsable de implementar y gestionar el proceso de retención legal, incluyendo la identificación de los registros relevantes, la notificación a los individuos afectados y la garantía de que los registros no sean destruidos. ¿Qué significa una retención de registros? ¿Qué es una retención de documentos? Es una medida de seguridad utilizada para evitar que los documentos importantes sean alterados o destruidos. Suele hacerse guardando los registros en un lugar seguro, como una cámara acorazada o una caja fuerte, y dificultando el acceso de personas no autorizadas. En algunos casos, los registros también pueden estar encriptados o protegidos por contraseña para mejorar aún más la seguridad.
¿Por cuánto tiempo es válida una retención legal?
Una retención legal es una orden judicial que obliga a una empresa a conservar todos los documentos y datos relevantes en previsión de un litigio. La orden se emite normalmente cuando hay razones para creer que las pruebas pueden ser destruidas o manipuladas si no se conservan inmediatamente.
No hay una respuesta definitiva a la duración de una retención legal, ya que dependerá de las circunstancias específicas del caso. Sin embargo, una vez que se emite una retención legal, la empresa debe tomar medidas para garantizar la conservación de todos los datos relevantes hasta que se resuelva el asunto. Esto puede incluir la aplicación de medidas técnicas para evitar que los datos se borren o se modifiquen, así como políticas de conservación de documentos para garantizar que todos los documentos pertinentes se mantengan archivados.