El principio de segregación de funciones (SoD) es un elemento clave de los controles internos que ayuda a garantizar la exactitud e integridad de los informes financieros. Este principio exige que las funciones contables y financieras clave estén separadas y sean distintas entre sí para ayudar a prevenir errores y fraudes. Por ejemplo, la persona que aprueba las facturas no debe ser también responsable de prepararlas y registrarlas.
El principio de separación de funciones es importante porque ayuda a garantizar que ninguna persona tenga demasiado control sobre los procesos financieros clave. Al repartir las responsabilidades clave entre varias personas, es más difícil que no se detecten errores o fraudes. El principio también es importante porque ayuda a garantizar que los estados financieros reflejen con exactitud las transacciones y eventos subyacentes.
El principio de separación de funciones no siempre es posible o práctico, especialmente en las pequeñas empresas. En estos casos, es importante contar con fuertes controles internos para mitigar los riesgos.
¿Quién es responsable de la separación de funciones?
No hay una respuesta definitiva a esta pregunta, ya que dependerá de la organización concreta y de su estructura interna. Sin embargo, normalmente, la segregación de funciones es responsabilidad del equipo directivo de la organización. Este equipo es responsable de garantizar que existan controles adecuados para evitar errores y fraudes, y que los empleados estén debidamente formados en estos controles. En algunos casos, la segregación de funciones puede ser también responsabilidad del consejo de administración.
¿Qué funciones deben separarse?
Hay una serie de funciones que deben estar separadas para garantizar el cumplimiento, el riesgo y la gobernanza eficaces dentro de una organización. Estas funciones se dividen normalmente en las categorías de control financiero, toma de decisiones estratégicas, gestión operativa y supervisión del cumplimiento/regulación.
Las funciones de control financiero deben estar separadas de las funciones de gestión operativa para garantizar la separación efectiva de poderes entre los responsables de la toma de decisiones financieras y los responsables de su aplicación. Esta separación de funciones ayudará a garantizar que las decisiones financieras se tomen de forma controlada y prudente, y que se evite cualquier posible conflicto de intereses.
Las funciones de toma de decisiones estratégicas deben estar separadas de las funciones de gestión operativa para garantizar que los responsables de la toma de decisiones estratégicas no se vean indebidamente influidos por las cuestiones operativas cotidianas. Esta separación de funciones contribuirá a garantizar que las decisiones estratégicas se tomen de forma meditada y objetiva.
Las funciones de control de la conformidad/reglamentación deben separarse de las funciones de control financiero y de gestión operativa para garantizar una separación efectiva de poderes entre los responsables de la conformidad/reglamentación y los responsables de la toma de decisiones financieras y/o de la aplicación de las decisiones operativas. Esta separación de funciones ayudará a garantizar que las cuestiones de cumplimiento/reglamentación reciban el nivel de atención adecuado y que se evite cualquier posible conflicto de intereses.
¿Cómo se verifica la separación de funciones?
Hay algunas formas clave de verificar la separación de funciones:
1. 1. Revisar los organigramas y las descripciones de los puestos de trabajo para asegurarse de que las funciones críticas están debidamente separadas.
2. 2. Entrevistar a los empleados para comprobar que comprenden sus funciones y responsabilidades y que no realizan tareas que deberían estar separadas.
3. 3. Revisar la documentación de las transacciones para asegurarse de que están debidamente separadas.
4. Realizar auditorías independientes de la segregación de funciones para garantizar el cumplimiento de los controles internos.