Un sistema de compras automatizado es un sistema informático utilizado por las organizaciones para automatizar la compra de suministros y productos. El sistema suele incluir una base de datos con información sobre proveedores y precios, y automatiza el proceso de solicitud y comparación de presupuestos, realización de pedidos y seguimiento de las entregas. Los sistemas de compra automatizados pueden ayudar a reducir el tiempo y el coste de las adquisiciones, y mejorar la precisión y la transparencia de las decisiones de compra.
¿Qué son los sistemas de compras especiales?
Hay muchos tipos de sistemas especiales de compra, cada uno con sus propias ventajas e inconvenientes. Los tipos más comunes son el de fuente única, el de fuente única y el de fuente múltiple.
La compra de fuente única es cuando una empresa compra todos sus productos o servicios a un solo proveedor. Esto puede ser ventajoso porque simplifica el proceso de compra y puede dar lugar a precios más bajos. Sin embargo, también puede ser arriesgado porque la empresa depende de ese único proveedor y si hay algún problema con él, la empresa se verá afectada.
La compra de una sola fuente es cuando una empresa compra la mayoría de sus productos o servicios a un proveedor, pero compra algunos a otros. Esto puede ser ventajoso porque da a la empresa más flexibilidad y puede dar lugar a precios más bajos. Sin embargo, también puede ser arriesgado porque la empresa sigue dependiendo de ese único proveedor para la mayoría de sus productos o servicios.
La compra de múltiples fuentes es cuando una empresa compra sus productos o servicios a múltiples proveedores. Esto puede ser ventajoso porque da a la empresa más flexibilidad y puede dar lugar a precios más bajos. Sin embargo, también puede ser arriesgado porque la empresa tiene que gestionar múltiples proveedores y si hay algún problema con alguno de ellos, la empresa se verá afectada.
¿Qué son las ventajas del aprovisionamiento?
Hay muchas ventajas potenciales de las compras, pero algunas de las más comunes e impactantes son
- Reducción de costes: Al consolidar el poder de compra y reducir los precios gracias a las economías de escala, el aprovisionamiento puede suponer un importante ahorro de costes para una organización.
Mejora de la calidad: Las adquisiciones pueden mejorar la calidad de los bienes y servicios adquiridos por una organización estableciendo y aplicando normas, y trabajando con los proveedores para mejorar sus productos y servicios.
- Aumento de la eficiencia: Las adquisiciones pueden ayudar a racionalizar y estandarizar los procesos de compra, lo que conduce a una mayor eficiencia y ganancias de productividad en toda la organización.
- Reducción de riesgos: Al gestionar cuidadosamente el proceso de compras, las organizaciones pueden minimizar los riesgos asociados a los contratos con los proveedores, los problemas de calidad y los retrasos en las entregas.
¿Qué ayuda a automatizar la creación de órdenes de compra basadas en los requisitos de un producto?
Hay una serie de aplicaciones de software que pueden ayudar a automatizar el proceso de creación de pedidos de compra en función de los requisitos de un producto. Algunas de estas aplicaciones incluyen:
1. Oracle Procurement Cloud: Esta aplicación basada en la nube ayuda a las organizaciones a automatizar y agilizar sus procesos de adquisición. Proporciona a los usuarios un repositorio centralizado para todas las solicitudes de compra, órdenes de compra y contratos de proveedores.
2. SAP Ariba: Esta aplicación basada en la nube ayuda a las organizaciones a gestionar sus procesos de compra de principio a fin. Proporciona a los usuarios un repositorio centralizado para todas las solicitudes de compra, órdenes de compra y contratos con proveedores.
3. Coupa Procurement: Esta aplicación basada en la nube ayuda a las organizaciones a automatizar y agilizar sus procesos de adquisición hasta el pago. Proporciona a los usuarios un repositorio centralizado para todas las solicitudes de compra, órdenes de compra y contratos con proveedores.
4. JAGGAER: Esta aplicación basada en la nube ayuda a las organizaciones a automatizar y agilizar sus procesos de compras. Proporciona a los usuarios un repositorio centralizado para todas las solicitudes de compra, órdenes de compra y contratos de proveedores.
5. PeopleSoft: Esta aplicación de planificación de recursos empresariales (ERP) ayuda a las organizaciones a automatizar y agilizar sus procesos empresariales. Proporciona a los usuarios un repositorio centralizado para todas las solicitudes de compra, órdenes de compra y contratos con proveedores.
¿Por qué debería automatizar su proceso de gestión de compras?
El aprovisionamiento es el proceso de adquisición de bienes o servicios de una fuente externa. El objetivo de la automatización de la gestión de compras es agilizar este proceso y minimizar los riesgos asociados a las compras manuales.
Hay varios riesgos asociados a la adquisición manual, entre ellos:
- Errores y omisiones: La adquisición manual es susceptible de cometer errores y omisiones, lo que puede conducir a la adquisición de productos/servicios incorrectos o de calidad inferior.
- Ineficiencia: La adquisición manual es a menudo ineficiente, lo que conlleva mayores costes y plazos de adquisición más largos.
Falta de visibilidad: La contratación manual puede dificultar el seguimiento del gasto y la identificación de posibles oportunidades de ahorro.
Riesgo de corrupción: La contratación manual puede crear oportunidades para la corrupción y el fraude.