Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos en papel. Los sistemas EDMS se utilizan a menudo en lugar de o además de un sistema de archivo basado en papel.
Los sistemas EDMS suelen incluir un repositorio central para el almacenamiento y la gestión de documentos, así como herramientas para el registro de entrada y salida, el control de versiones y la indexación. Algunos sistemas también incluyen capacidades de gestión del flujo de trabajo, que pueden utilizarse para dirigir los documentos a través de un proceso definido para su aprobación o revisión.
Los sistemas EDMS pueden utilizarse para gestionar una amplia variedad de documentos, incluidos documentos de texto, imágenes, hojas de cálculo y PDF. Muchos sistemas también admiten el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y páginas web.
¿Por qué se necesita un EDMS?
El sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) de una organización debe ser capaz de proporcionar un repositorio central para todo el contenido digital de la organización, incluidos los documentos, las imágenes y los vídeos. El sistema debe ser capaz de rastrear y gestionar todas las versiones de estos activos digitales, así como proporcionar controles de seguridad y acceso para garantizar que sólo los usuarios autorizados puedan ver o modificar el contenido.
Un EDMS puede ayudar a mejorar la eficiencia y la productividad de una organización proporcionando un acceso rápido y fácil a las versiones más actualizadas de los documentos y automatizando muchas de las tareas asociadas a la gestión de grandes volúmenes de contenido digital. Además, un EDMS puede ayudar a mejorar la calidad de la toma de decisiones de una organización al proporcionar un fácil acceso a la información relevante.
Hay muchos tipos diferentes de software EDMS disponibles en el mercado, por lo que es importante elegir un sistema que sea compatible con la infraestructura informática existente de la organización y que satisfaga las necesidades específicas de la misma.
¿Cuáles son los retos de la gestión electrónica de expedientes?
La gestión de los documentos de archivo electrónicos presenta algunos retos fundamentales:
1. Garantizar que los documentos de archivo se gestionan y mantienen adecuadamente a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su destrucción. Esto incluye garantizar que los registros se almacenan de forma segura y son accesibles cuando se necesitan.
2. 2. Garantizar que los documentos de archivo estén debidamente indexados y clasificados para que puedan encontrarse y recuperarse fácilmente cuando se necesiten.
3. Garantizar la realización de copias de seguridad de los registros y la existencia de planes de recuperación de desastres en caso de fallo del sistema o pérdida de datos.
4. Implementar controles de seguridad para proteger los registros de accesos o modificaciones no autorizadas.
5. Garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables, como las que regulan la conservación y destrucción de los registros.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión de documentos electrónicos EDMS y un sistema de gestión de registros electrónicos ERMS )?
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema diseñado para capturar, almacenar, gestionar y conservar documentos digitales. Un EDMS suele incluir un repositorio de documentos, un conjunto de normas y procesos para la gestión de documentos, y un conjunto de herramientas para acceder y utilizar los documentos.
Un sistema de gestión de registros electrónicos (ERMS) es un sistema diseñado para capturar, almacenar, gestionar y preservar registros electrónicos. Un ERMS suele incluir un repositorio de registros, un conjunto de reglas y procesos para la gestión de registros, y un conjunto de herramientas para acceder y utilizar los registros.
La principal diferencia entre un EDMS y un ERMS es que un EDMS se centra en la gestión de documentos digitales, mientras que un ERMS se centra en la gestión de documentos de archivo electrónicos.
¿Cuáles son las tres funciones de un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema utilizado para rastrear, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. Un DMS puede utilizarse para hacer un seguimiento de los documentos internos, como las políticas y los procedimientos, o de los documentos externos, como los contratos con los clientes. Un DMS suele incluir funciones como el control de versiones, el check-in/check-out y la auditoría.
Hay muchos beneficios de usar un DMS, incluyendo:
- Reducción del uso de papel y de los costes asociados
- Mejora de la seguridad de los documentos
- Mejor control de versiones y flujo de trabajo de los documentos
- Mayor eficiencia y productividad