No estoy siendo sarcástico, pero un sistema de inventario - (o cualquier sistema de software) debe pagarse por sí mismo dentro de 18 a 24 meses - o mejor.
Por ejemplo, mi inventario es tornillos caros. Pierdo el 2% de mi inventario cada mes debido a extravíos, ubicación incorrecta, etc. Esto me cuesta 100 dólares en pérdidas. Encuentro un sistema de gestión de inventario que codifica con barras cada tornillo y puedo escanear cada movimiento y reducir las pérdidas a menos de 5 dólares. Eso significa que con el software tengo 95 dólares al mes, así que si el software cuesta 1.500 dólares, básicamente se amortiza en 17 meses. Es una buena inversión.
Si no es así, tal vez pueda encontrar un sistema de inventario más barato que no ponga exactamente un código de barras a cada tornillo, sino que ponga un código de barras a los contenedores donde se guardan y tal vez sólo ahorre 75 dólares al mes, pero el software sólo cuesta 1.000 dólares.
El truco está en capturar realmente los costes y modelar los ahorros - con mediciones para hacer un seguimiento.
Puede que pierda 100 dólares en tornillos cada mes, pero se necesitan 4 tipos en el almacén dos días a la semana cada uno para rastrear los tornillos perdidos - necesito tanto enumerar el coste de mano de obra gastado en la búsqueda como los ingresos perdidos que estaría haciendo si estos tipos estuvieran realmente cargando camiones. ¿Y qué pasa con los dos hombres que tendré que contratar si aceptamos esa nueva cuenta? Eso es un coste evitado si mi personal actual tiene días extra en los que no está buscando tornillos.
Y en cuanto a los costes, ¿el software de gestión de inventario cuesta realmente 1500 dólares? O es sólo el precio de compra - y la instalación es otro $1500. Además necesito un nuevo servidor y algunas unidades de mano. Oh, espera, ¿quieres decir que necesito cobertura Wifi en todo el almacén? ¿14 unidades que cubran entre los racks? Y necesitamos un nuevo chico en TI para cuidar esta base de datos - - se suma.
Así que vas a necesitar a alguien en tu lado de la mesa que realmente ha hecho esto antes y conoce los costos ocultos (los vendedores siempre parecen olvidar mencionarlos). También va a necesitar a alguien que haga el modelo de costo/ingreso - y no sólo un pastel en el cielo - sino alguien que realmente haya armado un modelo de costo/ingreso para clientes anteriores y los haya visto realmente lograr esos resultados.
La mayoría de las empresas intentan hacer esto solas - y es por eso que hay una tasa de fracaso del 80% en los proyectos de software. Los buenos consultores de software tendrán un historial de clientes que los han contratado y han obtenido enormes beneficios una y otra vez - es como cualquier otra cosa, no es fácil pero es factible cuando lo has hecho una y otra vez.