Las tarjetas de compras son tarjetas de crédito emitidas por las empresas a sus empleados con el fin de realizar compras en nombre de la empresa. Las tarjetas se suelen emitir a nombre de la empresa y el empleado es responsable de devolver la factura de la tarjeta de crédito.
¿Cómo funcionan las tarjetas de compra?
Las tarjetas de compra son tarjetas de crédito que se emiten a los empleados con el fin de realizar compras en nombre de la empresa. El titular de la tarjeta es responsable de pagar la totalidad de la factura cada mes. La tarjeta puede utilizarse para realizar compras en línea, por teléfono o en persona.
Hay varias formas de utilizar las tarjetas de compra. La forma más común es que el titular de la tarjeta haga una compra y luego presente los recibos al departamento de contabilidad para su reembolso. La otra forma es que el titular de la tarjeta haga una compra y luego presente un informe de gastos al departamento de contabilidad para su reembolso.
La ventaja de utilizar una tarjeta de compra es que puede ahorrar tiempo y dinero a la empresa. Las compras realizadas con una tarjeta de compras no tienen que pasar por el proceso tradicional de orden de compra. Esto puede ahorrar tiempo a la empresa porque no es necesario crear una orden de compra y presentarla para su aprobación. También puede ahorrar dinero a la empresa porque no es necesario pagar los gastos de envío.
La desventaja de utilizar una tarjeta de compra es que puede ser difícil hacer un seguimiento del gasto. Si el titular de la tarjeta no presenta recibos o un informe de gastos, la empresa no sabrá cómo se ha gastado el dinero. Esto puede ser un problema si la empresa necesita hacer un seguimiento del gasto a efectos fiscales o presupuestarios.
Las tarjetas de compra pueden ser una herramienta útil para las empresas. Pueden ahorrar tiempo y dinero a la empresa. Sin embargo, es importante hacer un seguimiento cuidadoso del gasto para evitar cualquier problema.
¿Cuándo se debe utilizar una tarjeta P?
No hay una respuesta definitiva a esta pregunta, ya que depende de las necesidades específicas de su organización. Sin embargo, en general, una tarjeta P puede ser una herramienta útil cuando se necesita hacer compras frecuentes y pequeñas a una variedad de proveedores. Por ejemplo, si usted es propietario de una pequeña empresa que compra con frecuencia material de oficina, puede resultarle útil utilizar una tarjeta P. Esto le permitiría realizar todas sus compras en un solo lugar, sin tener que hacer un seguimiento de las facturas de múltiples proveedores.
¿Cuándo se debe utilizar una tarjeta P?
Esta pregunta no es definitiva. Depende de las necesidades específicas de su organización. Una tarjeta P es una buena herramienta si se trata de compras pequeñas y frecuentes en varios proveedores. Una tarjeta P podría ser útil para las pequeñas empresas que compran material de oficina con frecuencia. Esto le permitiría hacer todas sus compras en un solo lugar, sin tener que hacer un seguimiento de las facturas de múltiples proveedores.
¿Cómo se concilia una tarjeta P?
Asumiendo que usted está reconciliando una tarjeta P corporativa dentro del sistema ERP de su organización:
El primer paso es reunir toda la documentación para el período de la tarjeta P en cuestión. Esto incluirá el extracto de la tarjeta P, los recibos y cualquier otra documentación de apoyo.
A continuación, deberá iniciar sesión en el sistema ERP y navegar por el módulo de conciliación de la tarjeta P. Dentro de este módulo, usted ingresará la información del estado de cuenta de la tarjeta P, incluyendo el monto total cargado y el rango de fechas del estado de cuenta.
A continuación, comenzará a introducir en el sistema cada uno de los recibos, asegurándose de que toda la información coincide con la del extracto de la tarjeta P. Una vez introducidos todos los recibos, el sistema generará un informe de conciliación.
El informe de conciliación mostrará todas las transacciones que se han procesado, así como cualquier discrepancia entre el extracto de la tarjeta P y los recibos. Si hay alguna discrepancia, deberá investigarla y resolverla antes de finalizar la conciliación.
Una vez que se hayan resuelto todas las discrepancias, la conciliación podrá finalizar y la cuenta de la tarjeta P estará al día.
¿Cuánto tiempo debe conservarse en el archivo el recibo detallado de la tarjeta P?
No hay una respuesta definitiva a esta pregunta, ya que variará en función de los requisitos específicos de la organización. Sin embargo, como orientación general, se suele recomendar que los recibos detallados de las tarjetas p se conserven en el archivo durante al menos tres años. Esto garantizará una pista de auditoría clara en caso de discrepancias.