Desgraciadamente, la cuestión es mucho más complicada de lo que parece. Depende de los términos de la licencia, y de si usted está hablando de la contabilidad GAAP o de la contabilidad fiscal. Los gastos de capital son el coste de adquirir y poner en servicio activos de larga duración, como terrenos, equipos, patentes, marcas, etc. En términos generales, las licencias de software perpetuas -en las que se paga una vez y se tiene derecho a utilizar el software para siempre (o, en realidad, hasta que deje de ser útil) sin tener que pagar ninguna cuota adicional- suelen tratarse como gastos de capital, y las verdaderas licencias de software de suscripción -en las que si se deja de pagar, el software deja de funcionar al final del periodo de suscripción- suelen tratarse como gastos de explotación. Pero incluso en este caso, no es tan sencillo. Digamos que una empresa de contabilidad adquiere una licencia perpetua para un software de preparación de impuestos que en realidad sólo es útil para una temporada de preparación de impuestos, por lo que no tiene una larga vida útil, por lo que probablemente no se capitalice. O puede pagar por adelantado cinco años de suscripción a un software; utilizando el principio de correspondencia de los gastos con los ingresos, realmente no puede gastar estos costes en el primer año, por lo que irían a una cuenta de "Gastos pagados por adelantado", que en realidad no es una cuenta de capital, sino que se amortiza con el tiempo, como la mayoría de los activos de capital.
Además, la mayoría de las autoridades fiscales (por ejemplo, el IRS en EE.UU.) no pueden capitalizar el software.Además, la mayoría de las autoridades fiscales (por ejemplo, el IRS en los EE.UU., la CRA en Canadá) tienen reglas muy específicas para cancelar el costo de varios tipos de propiedad a lo largo del tiempo, independientemente de cómo los contabilice en sus libros regulares.
Así que, conclusión: usted realmente necesita evaluar cada gasto de licencia de software de forma independiente contra las reglas del sistema de contabilidad para el que lo está registrando.