SharePoint Records Management (SPRM) es el proceso de gestión de registros digitales dentro de Microsoft SharePoint. Esto incluye la creación, el almacenamiento, la clasificación y la destrucción de registros de acuerdo con la política de gestión de registros de una organización.
SPRM puede ayudar a las organizaciones a cumplir con sus obligaciones legales y de cumplimiento, y también puede mejorar la eficiencia mediante la reducción de la cantidad de tiempo dedicado a la búsqueda de registros. También puede ayudar a prevenir la eliminación o modificación no autorizada de los registros.
Cuando los registros se gestionan en SharePoint, se organizan en bibliotecas. Cada biblioteca tiene un conjunto de reglas que determinan cómo deben gestionarse los registros en esa biblioteca. Por ejemplo, una biblioteca puede tener una regla de que todos los registros deben ser revisados y aprobados por un supervisor antes de que puedan ser publicados.
El SPRM puede utilizarse para gestionar cualquier tipo de registro digital, incluyendo documentos, correos electrónicos y páginas web. ¿Es SharePoint prem o en la nube? SharePoint es un servicio basado en la nube que ayuda a las organizaciones a compartir y gestionar contenidos, documentos e información. SharePoint está disponible como servicio independiente o como parte de Office 365.
¿Qué es SharePoint EDMS? SharePoint EDMS es una solución de software que ayuda a las organizaciones a gestionar sus documentos y registros electrónicos. Proporciona un repositorio centralizado para el almacenamiento y la gestión de documentos, y ofrece funciones para el control de versiones de documentos, el registro de entrada y salida, y el flujo de trabajo. SharePoint EDMS puede utilizarse para gestionar documentos de cualquier tipo, incluyendo texto, imágenes, audio y vídeo. ¿Es SharePoint una herramienta de gestión de documentos? SharePoint es una herramienta de gestión de documentos, pero no es una herramienta de gestión de riesgos. Aunque SharePoint puede ayudarle a organizar y hacer un seguimiento de sus documentos, no puede ayudarle a gestionar los riesgos.
¿Qué son las habilidades de gestión de registros?
Hay una serie de habilidades de gestión de registros que son importantes para gestionar eficazmente los registros. Entre ellas se encuentran:
Desarrollar sistemas y procesos para la creación, la captura, el mantenimiento y la eliminación de los documentos de archivo
- Garantizar que los documentos de archivo sean accesibles y utilizables
- Garantizar que los documentos de archivo se conserven por su valor a largo plazo
- Gestionar los documentos de archivo digitales
- Gestionar los documentos de archivo de las redes sociales
Cada una de estas habilidades es importante por derecho propio, y los gestores de documentos de archivo deben ser competentes en todas ellas para tener éxito. ¿Es SharePoint prem o en la nube? Microsoft describe SharePoint como un servicio basado en la nube que permite a las organizaciones colaborar y compartir datos. Sin embargo, algunos expertos afirman que SharePoint también puede utilizarse como una aplicación basada en las instalaciones, lo que significa que puede instalarse y ejecutarse en los propios servidores de una organización.